14.06.2016

СКУД и учет рабочего времени. Больше внимания к деталям!

Батманов Олег Анатольевич — заместитель директора ООО «ЕС-пром»,

Суконщиков Юрий Геннадьевич — начальник отдела продвижения ООО «ЕС-пром»,

Муслякова Ирина Ивановна — начальник отдела кадров ООО «НИЦ «ФОРС»

Одна из устойчивых тенденций рынка систем безопасности — интеграция этих систем в единый комплекс управления предприятием. Использование оборудования и программного обеспечения систем контроля и управления доступом (СКУД), в первую очередь предназначенных для обеспечения безопасности объекта, для автоматизации процессов начисления заработной платы и повышения уровня трудовой дисциплины на предприятии, — наиболее востребованное направление такой интеграции.

Функциональность «Учет рабочего времени» (УРВ) стала де-факто обязательной для СКУД любого масштаба. Имея данные о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию, а также в отдельные цеха, подразделения и даже кабинеты предприятия, логично использовать эту информацию при расчете заработной платы и для фиксации нарушений трудовой дисциплины с последующим вынесением соответствующих взысканий. Успешных примеров реализации таких систем множество. Уже спустя несколько месяцев эксплуатации экономия фонда оплаты труда оказывается сопоставимой со стоимостью внедрения СКУД [1].

Впрочем, нередки и ситуации, в которых системы УРВ не оправдывают ожиданий потребителя, а работникам в судах удается оспаривать правомерность дисциплинарных взысканий, вынесенных на основании информации, полученной от СКУД.

Чаще всего такие ситуации — следствие отсутствия комплексного подхода. При внедрении СКУД на предприятии нельзя ограничиваться установкой контроллеров и программного обеспечения. Необходимо наряду с технической частью системы создать адекватную задачам систему организационно-правового обеспечения УРВ. Кроме того, следует избавиться от заблуждения в отношении реальности «совершенно автоматического» формирования табеля, не требующего администрирования уполномоченными сотрудниками.

1. Соблюдаем закон и порядок

Оформление трудовых договоров при внедрении системы УРВ

В соответствии со статьей 189 ТК РФ работодатель обязан создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда, которая определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Для построения корректных правовых взаимоотношений с работниками в этой области целесообразно отразить в ПВТР наличие пропускного режима, его осуществление с помощью СКУД и сделать ссылку на основной документ, регламентирующий доступ (Положение, Инструкция, Регламент о пропускном и внутриобъектовом режиме). В этом документе необходимо подробно описать порядок входа на предприятие и выхода с предприятия, правила пользования электронными пропусками, ответственность за их утерю и т. д.


С Правилами внутреннего трудового распорядка и ПВТР сотрудников следует ознакомить под роспись до заключения трудового договора в соответствии с частью третьей статьи 68 ТК РФ. Работник обязан соблюдать трудовую дисциплину согласно части второй статьи 21 ТК РФ, соответственно при нарушении пропускного режима работников можно будет привлечь к дисциплинарной ответственности на основании статьи 192 ТК РФ.

Обеспечение корректности фиксации рабочего времени

В случае трудовых конфликтов в первую очередь подвергаются сомнению точность зафиксированного СКУД времени прохода сотрудника через контрольные точки. Чтобы ответить на вопрос: «Как обеспечить юридически значимую достоверность зафиксированного времени?» — требуется понимать, что является источником точного времени для СКУД.

Контроллеры доступа, обеспечивающие фиксацию времени прохода на аппаратном уровне, не предназначены для длительного автономного отсчета временных интервалов, поэтому в большинстве систем выполняется обязательная синхронизация встроенных часов аппаратных средств с сервером СКУД. Программные же продукты СКУД функционируют под управлением операционной системы компьютера и используют информацию о текущем времени, предоставляемую встроенными часами компьютера и операционной системой.

Следовательно, обеспечив регулярную синхронизацию часов сервера СКУД с системой единого времени (СЕВ) предприятия, работодатель имеет полное право настаивать на том, что данные времени, предоставляемые СКУД, достоверны. Разумеется, что СЕВ на предприятии должна: а) существовать, б) быть заявлена в качестве источника единого времени правилами внутреннего трудового распорядка и в) обеспечивать клиентов (сетевое оборудование) одинаковым временем с высокой точностью.

Обеспечение защиты персональных данных в системе УРВ

Любая система УРВ и СКУД для осуществления своих функциональных возможностей требует занесения в базу данных информации о персонале. Эта информация, в зависимости от способа применения систем и масштаба предприятия, может содержать как минимальный объем сведений, например, только фамилии сотрудников, так и расширенный набор информации о них, включающий ФИО, паспортные данные, фотографию, марку, цвет и регистрационный номер автомобиля и т. п.

Российское законодательство предусматривает необходимость защиты персональных данных граждан от несанкционированного использования и передачи третьим лицам. Для выполнения требований, предусмотренных законодательством, необходимо использовать сертифицированные программные средства, обеспечивающие заданный уровень защиты. Эти средства могут быть встроены в состав программных средств СКУД и УРВ или устанавливаться в качестве дополнительных приложений [2].

2. Без обслуживающего персонала система УРВ работать не будет

Используя имеющуюся в СКУД информацию, достаточно просто, на первый взгляд, организовать расчет отработанного времени для каждого сотрудника и обеспечить автоматическое формирование табеля о выработке рабочего времени по окончании каждого учетного периода. Стоит только рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте, то есть там, где он осуществляет трудовую деятельность в соответствии с должностными обязанностями. И наоборот, когда системой СКУД зафиксирован факт нарушения режима труда и отдыха, полученная информация может быть использована для создания «Акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте».

Однако при внимательном подходе к созданию системы УРВ возникает ряд вопросов, без решения которых полноценный расчет произвести невозможно. Полученные результаты практически всегда будут весьма приблизительными и непригодными для использования при начислении заработной платы. Причин тому несколько.

Различные категории и графики работы

На каждом предприятии всегда есть несколько категорий персонала с разными графиками работы и местами осуществления трудовой деятельности. Для инженерно-технических работников, как правило, установлен стандартный 8-часовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя. Производственный персонал предприятий с непрерывным циклом производства зачастую имеет двух- или трехсменный скользящий график работы с периодичностью повторения несколько недель. Руководители подразделений обычно должны регулярно посещать смежные подразделения или подрядные организации как на территории своего предприятия, так и за его пределами. Лица, ответственные за сбыт или поставку продукции, за юридическое сопровождение деятельности, могут регулярно находиться за территорией предприятия во время проведения деловых переговоров с партнерами или осуществления задач взаимодействия с различными государственными службами.

Перерывы оплачиваемые и неоплачиваемые

Трудовое законодательство предусматривает обязанность работодателя предоставлять работникам перерывы в течение рабочего дня, причем перерывы могут как включаться в рабочее время и подлежать оплате (ст. 109 ТК РФ), так и быть неоплачиваемыми (ст. 108 ТК РФ). В последнем случае работник вправе использовать перерыв по своему усмотрению и может отлучаться с места работы.


Ежегодный оплачиваемый отпуск и другие уважительные причины

Все сотрудники предприятия имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск, могут отсутствовать на рабочем месте в связи с временной нетрудоспособностью. Кроме этого, возможно отсутствие на рабочем месте при оформлении отпуска без сохранения заработной платы, ученического отпуска и т. п.

«Человеческий фактор»

Вероятность появления преднамеренных попыток так или иначе обмануть СКУД далеко не нулевая. В случае экономической целесообразности технически возможно более жесткое «навязывание» пользователям соблюдения корректных алгоритмов прохода через точки доступа (полноростовые турникеты, функция «антипассбэк», организация шлюзовых кабин и конструкций, устройства «антитэйлгейтинга» и пр.). Но и при штатном функционировании СКУД иногда возникает необходимость временного изменения рабочего графика, например, по распоряжению руководства, в силу непредвиденных обстоятельств и т. д.

Задачи операторов системы УРВ

Учет и занесение в систему официальных первичных документов, создание необходимых аналитических отчетов при разборе спорных ситуаций невозможны без участия оператора системы УРВ. Кроме того, система УРВ требует наличия квалифицированного персонала для осуществления настройки и коррекции ее параметров, занесения информации о приказах и выполнения выверки результатов расчета.

3. Варианты расчёта бюджета рабочего времени

Существуют два подхода к организации системы учета рабочего времени на основании данных о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию предприятия, полученных из СКУД:

■ данные о времени передаются из СКУД в систему управления предприятием, где они обрабатываются согласно принятой на предприятии логике управления и учета;

■ первичные данные о времени проходов обрабатываются специализированным программным обеспечением, поставляемым вместе с большинством профессиональных СКУД. ERP-системы предприятий, как правило, поддерживаются и адаптируются собственными или аутсорсинговыми специалистами, реализующими в полном объеме необходимый функционал, в том числе и УРВ. В таком случае СКУД выполняет роль поставщика данных о событиях и получателя данных о пользователях и их правах доступа.

Для предприятий, не имеющих полноценной ERP-системы и ориентирующихся на программные модули УРВ, поставляемые производителями СКУД, представляется рациональным указать возможные варианты расчета.

Варианты расчёта бюджета рабочего времени

Для обеспечения возможности реализации УРВ соответствующий модуль СКУД должен реализовывать следующее множество вариантов расчета бюджета рабочего времени.

1. Учет времени нахождения на рабочем месте с момента первого входа в область контроля до последнего выхода.

2. Учет суммы интервалов времени между ближайшими событиями входа и выхода. Иными словами, учет суммы интервалов присутствия.

3. Учет суммы интервалов времени от самого раннего входа до самого позднего выхода при наличии нескольких событий входа и/или выхода подряд.

4. Автоматическое внесение информации о полной выработке рабочего времени по событию первого входа. Это применимо, например, для водителей автотранспорта, которые после получения путевого листа на предприятии продолжают работу на согласованном маршруте, обеспечивающем автоматическую выработку бюджета рабочего времени сотрудником.

5. В некоторых случаях полный рабочий день может быть проставлен в табель на основании любого события входа или выхода в течение всего рабочего дня. Такой способ учета приходится применять, например, для обслуживающего персонала, водителей или руководителей среднего звена, которые могут войти на территорию через проходную, въехать на автомобиле через ворота, а также покинуть территорию любым из этих способов.

6. Для руководителей высшего звена, как правило, учет рабочего времени вести не требуется, так как их производственная деятельность связана с регулярными командировками и деловыми контактами за пределами предприятия. Фактически функция учета рабочего времени этой категории сотрудников сводится к занесению информации об отпусках, командировках или временной нетрудоспособности. В остальные рабочие дни в табель заносится полная выработка рабочего бюджета вне зависимости от наличия событий о проходах.

Корректность расчетов можно обеспечить только при учете положения текущего дня в циклическом рабочем графике. От системы УРВ обычно требуется поддержка как минимум стандартной пятидневной рабочей недели с восьмичасовым рабочим днем, круглосуточного дежурства один раз в трое суток, сменной работы по скользящему графику с циклическим изменением рабочей смены в течение нескольких недель.

В алгоритмах расчета также должна учитываться периодичность, с которой выполняется учет рабочего времени. Необходимо иметь возможность указания интервалов допустимого времени прихода и ухода, за пределами которых фиксируются нарушения трудовой дисциплины. Требуется учитывать перерывы для отдыха и обеда, безусловно вычитаемые из общего бюджета рабочего времени определенных категорий служащих независимо от их фактического присутствия на рабочем месте.

Основным результатом работы системы УРВ является сформированный табель учета использования рабочего времени (форма № Т13). Информация, содержащаяся в этом табеле, может быть объективной, полной и достоверной. Необходимое условие этого — обеспечение организационно-правового сопровождения и корректного обслуживания систем УРВ и СКУД.

Литература

1. Батманов О., Куляс М., Суконщиков Ю. Какова роль СКУД в составе ИСБ? Взгляд разработчиков // «Алгоритм Безопасности». 2014. № 1.

2. Шмелев П. СКУД и сертификация ФСТЭК// «Алгоритм безопасности». 2015. № 3.

Источник: http://algoritm.org/


Автор:  О.А. Батманов, Ю.Г. Суконщиков, И.И. Муслякова
(Нет голосов)